Office Manager (m/f)
Candidatura gerida por InterviewHR
Procuramos um Office Manager experiente para gerir as operações diárias de um escritório em Lisboa. O candidato será responsável pela gestão operacional completa, incluindo documentação, controlo de stocks, requisições de compra e receção de visitantes e encomendas. Assegurará uma presença física contínua na área da receção, criando um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Além da gestão operacional, o Office Manager deverá supervisionar a equipa de suporte (rececionistas e assistentes administrativos), coordenar a manutenção do escritório e dos equipamentos, e gerir contratos de serviços de outsourcing. Será responsável pela preparação e monitorização de orçamentos, planeamento de eventos e viagens corporativas, bem como pela facilitação de comunicação entre departamentos. O candidato garantirá a conformidade com regulamentações de saúde, segurança e legislação do trabalho, coordenará simulacros de segurança e promoverá o bem-estar de todos os colaboradores. Será um elemento chave na organização e eficiência do escritório.
Responsabilidades
- Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório
- Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis do escritório
- Efetuar pedidos de compra de materiais diversos e consumíveis
- Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes
- Garantir a receção e encaminhamento de visitantes e encomendas
- Assegurar uma presença física contínua na área da receção
- Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições
- Gerir contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending e serviço de café
- Verificar que todos os equipamentos funcionam corretamente
- Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio
- Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções
- Resolver conflitos e problemas entre membros da equipa
- Preparar e monitorizar o orçamento do escritório
- Organizar eventos internos e externos
- Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas
- Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas
- Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos
- Criar e distribuir informação sobre novidades e eventos
- Assegurar conformidade com regulamentações de saúde, segurança e legislação
- Coordenar simulacros de segurança e emergência
- Promover o bem-estar de todos os colaboradores
Competências
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