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Procuramos um Gestor de Escritório experiente para liderar as operações do nosso escritório em Lisboa. Esta posição oferece uma oportunidade única de gerir múltiplas áreas críticas, incluindo gestão operacional, manutenção de instalações e supervisão de equipas de suporte. O candidato ideal terá capacidade comprovada em organização, liderança e resolução de problemas, garantindo um ambiente de trabalho seguro, acolhedor e eficiente.
As principais responsabilidades incluem a gestão de documentos e correspondência, controlo de stocks, supervisão de rececionistas e assistentes administrativos, e manutenção de equipamentos de escritório. O gestor será ainda responsável pela coordenação de viagens corporativas, planeamento de eventos internos e externos, e comunicação facilitada entre departamentos.
Esta é uma posição de gestão completa que requer forte visão operacional, competências de liderança e atenção ao detalhe. O candidato deverá assegurar conformidade com regulamentações, promover bem-estar dos colaboradores e manter a presença física contínua na receção.
Responsabilidades
- Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório
- Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis do escritório
- Efetuar pedidos de compra de materiais e garantir a distribuição
- Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes
- Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas
- Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal
- Assegurar que o ambiente de trabalho está em boas condições
- Gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending e serviço de café
- Garantir que todos os equipamentos funcionam corretamente
- Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio
- Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções
- Resolver conflitos e problemas da equipa
- Preparar e monitorizar o orçamento do escritório
- Organizar eventos internos e externos
- Planear e coordenar viagens de trabalho
- Gerir a agenda de reuniões e compromissos
- Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos
- Criar e distribuir informação sobre novidades e eventos
- Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações de saúde e segurança
- Coordenar simulacros de segurança e emergência
- Promover o bem-estar de todos os escritórios
Competências
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