Office Manager (m/f)
Pestana Hotel GroupLisboahá mais de um mês
- Presencial
- Tempo inteiro
Descrição
Procuramos um Office Manager experiente para gerir as operações diárias de um escritório em Lisboa. O candidato será responsável pela gestão operacional completa, incluindo documentação, controlo de stocks, requisições de compra e receção de visitantes e encomendas. Assegurará uma presença física contínua na área da receção, criando um ambiente acolhedor, seguro e organizado.
Além da gestão operacional, o Office Manager deverá supervisionar a equipa de suporte (rececionistas e assistentes administrativos), coordenar a manutenção do escritório e dos equipamentos, e gerir contratos de serviços de outsourcing. Será responsável pela preparação e monitorização de orçamentos, planeamento de eventos e viagens corporativas, bem como pela facilitação de comunicação entre departamentos.
O candidato garantirá a conformidade com regulamentações de saúde, segurança e legislação do trabalho, coordenará simulacros de segurança e promoverá o bem-estar de todos os colaboradores. Será um elemento chave na organização e eficiência do escritório.
Competências
- Gestão de Documentos
- Controlo de Stocks
- Requisições de Compra
- Processamento de Correspondência
- Gestão de Visitantes e Encomendas
- Manutenção de Escritório
- Gestão de Contratos
- Supervisão de Equipas
- Treino e Desenvolvimento
- Resolução de Conflitos
- Gestão de Orçamentos
- Planeamento de Eventos
- Coordenação de Viagens
- Gestão de Agendas
- Comunicação Corporativa
- Conformidade e Segurança
- Bem-estar Ocupacional
Responsabilidades
- Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório
- Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis do escritório
- Efetuar pedidos de compra de materiais diversos e consumíveis
- Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes
- Garantir a receção e encaminhamento de visitantes e encomendas
- Assegurar uma presença física contínua na área da receção
- Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições
- Gerir contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending e serviço de café
- Verificar que todos os equipamentos funcionam corretamente
- Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio
- Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções
- Resolver conflitos e problemas entre membros da equipa
- Preparar e monitorizar o orçamento do escritório
- Organizar eventos internos e externos
- Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas
- Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas
- Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos
- Criar e distribuir informação sobre novidades e eventos
- Assegurar conformidade com regulamentações de saúde, segurança e legislação
- Coordenar simulacros de segurança e emergência
- Promover o bem-estar de todos os colaboradores
