Assistente Administrativo
- Híbrido
- Tempo inteiro
Descrição
A BNP Paribas procura um Assistente Administrativo para integrar o Smart Office, um centro de serviços partilhados dedicado a suporte de viagens corporativas e administrativa para colaboradores em toda a Europa. A principal missão será fornecer suporte administrativo e secretarial completo a gestores baseados localmente ou no estrangeiro (Paris, Londres e Portugal), operando num ambiente dinâmico e de ritmo acelerado. O candidato será responsável por gerir agendas diárias, organizar reuniões, reservar salas de conferência, arranjar viagens, gerir despesas e faturas, além de coordenar acesso a direitos de gestão, aplicações IT e licenças.
O papel envolve apoio em múltiplas áreas: gestão de viagens (voos, comboios, hotéis, transportes), processamento de despesas e relatórios de custos, suporte em direitos de acesso IT, acompanhamento de chegadas e partidas de colaboradores, coordenação com outras equipas de assistência administrativa, e suporte em arranjos de vistos, cartões de visita, relatórios de despesas, edição de documentos, organização de eventos e encomendas de catering. O candidato ideal possui licenciatura em Humanidades, Secretariado, Tradução, Relações Internacionais ou Administração, domina inglês oral e escrito, proficiência em Microsoft Office, excelentes capacidades organizacionais, resiliência sob pressão e uma abordagem orientada ao cliente.
A BNP Paribas oferece um ambiente de trabalho híbrido com foco no Smart Working baseado em confiança, autonomia e colaboração. A empresa apoia o bem-estar dos colaboradores e promove equilíbrio entre vida profissional e pessoal, com acesso a equipamentos de escritório e casa, subsídios para equipamento e parcerias exclusivas.
Competências
- Suporte administrativo e secretarial
- Gestão de agenda
- Organização de reuniões
- Gestão de viagens
- Processamento de despesas
- Microsoft Office
- Comunicação em inglês
- Organização e multitarefa
- Gestão de conflitos
- Atenção aos detalhes
- Trabalho orientado ao cliente
Responsabilidades
- Fornecer suporte administrativo e secretarial completo a gestores baseados localmente ou no estrangeiro
- Gerir agenda diária, organizar reuniões e reservar salas de conferência ou números de conferência telefónica
- Arranjar viagens, incluindo voos, comboios, hotéis, carros, táxis, garantindo conformidade com a política apropriada
- Gerir despesas e faturas, incluindo validação de faturas e produção de relatórios de custos
- Apoiar a gestão de direitos de acesso, aplicações IT e licenças, tais como Sailpoint, SecurID, MyPortal e ligação com equipas IT
- Acompanhar chegada e partida de colaboradores, incluindo UIDs, ferramentas IT, badges e atualizações Refog
- Coordenar e apoiar outros Assistentes de Smart Office, incluindo cobertura de ausências
- Apoiar em arranjos de vistos, pedidos de cartões de visita, relatórios de despesas, edição de documentos, organização de eventos e encomendas de catering
Benefícios
- Ambiente de trabalho híbrido com Smart Working baseado em confiança e autonomia
- Opções flexíveis de trabalho remoto adaptadas ao ambiente de trabalho híbrido
- Equipamentos de escritório e casa fornecidos
- Subsídio para equipamento
- Parcerias exclusivas para compra de artigos adicionais a preços reduzidos
- Suporte ao bem-estar e equilíbrio entre vida profissional e pessoal
- Desenvolvimento profissional e oportunidades de carreira
- Ambiente inclusivo e diverso com múltiplas iniciativas de diversidade e inclusão
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